China Justice Observer

中司观察

EnglishArabicFörenklad kinesiska)DutchFrenchGermanhindiItalianJapaneseKoreanPortugueseRussianSpanishSwedishHebreiskaIndonesianvietnameseThaiturkiskaMalay

Hur man använder e-postmeddelanden som bevis i rättstvister i Kina?-CTD 101-serien

Tor, 10 nov 2022
Medverkande: Meng Yu 余 萌
Redaktör: CJ Observer

E-post är det viktigaste kommunikationsverktyget vid gränsöverskridande transaktioner. Det är till exempel vanligt att många internationella handelsavtal ingås, ändras, utförs eller sägs upp direkt via e-post.

Denna inlägg publicerades först i CJO GLOBAL, som har åtagit sig att tillhandahålla konsulttjänster i Kina-relaterad gränsöverskridande handel riskhantering och indrivning av skulder. Vi kommer att förklara hur inkasso fungerar i Kina nedan.

Eftersom e-postmeddelanden registrerar kärninformation om transaktioner, närhelst inblandad i en internationell kommersiell tvist, var det bättre att veta hur man använder e-postmeddelanden som bevis när lämna in en stämningsansökan till en kinesisk domstol.

De kinesiska domstolarna är oerhört oroade över äktheten av elektroniska bevis såsom e-postmeddelanden, eftersom elektroniska data är känsliga för manipulering, vilket kan leda till att förfalskade e-postmeddelanden skickas till domstolar.

Kinesiska domare avgör vanligtvis äktheten av e-postmeddelanden utifrån typen av e-postadress.

Zou Xiaochen, en partner i Kinas ledande rättsbyrå, Tiantong Law Firm, sammanfattar tre typer av e-postadresser och deras inverkan på domarens fastställande av äktheten av e-postbevis.

I. Gratis personlig e-post

E-postadresser som kineser oftast använder är QQ-e-post och NetEase-e-post, medan utländska användare föredrar e-postleverantörer som Gmail, Hotmail och Yahoo.

Till exempel kommer du ofta att upptäcka att kinesiska affärsmän använder QQ-e-post, vars adresser innehåller en serie nummer med "@qq.com" som postfix

För gratis personliga e-postmeddelanden finns det ett par fördelar, inklusive:

  • E-postmeddelandet är helt gratis, vilket kan spara vissa kostnader för startups eller privatpersoner.
  • E-postanvändare behöver inte strikt identitetsautentisering och kan snabbt registrera sina konton när det behövs.
  • Personliga e-postanvändare, mestadels individer, och leverantörer av e-posttjänster, vanligtvis stora internetföretag, kan inte kontakta offline och har en skillnad i status. Därför kan domare anta att användarna inte kan be e-posttjänsteleverantörerna att ändra e-postmeddelandena, och därmed anta att e-postmeddelandena med stor sannolikhet är autentiska.
  • E-postmeddelandena i det personliga kostnadsfria e-postmeddelandet kommer i allmänhet att sparas permanent.

Samtidigt har gratis personliga e-postmeddelanden också nackdelar. Eftersom de flesta gratis e-postadresser inte behöver autentisering med riktiga namn, kan domare inte fastställa e-postanvändarnas identitet.

II. E-post för anpassad domän

Custom Domain Email används oftast i kommersiella aktiviteter. Användare behöver bara ange sitt domännamn för att få sin e-postadress för domän från tjänsteleverantören för Custom Domain Email, medan e-postsystemet och e-postdata fortfarande sparas på tjänsteleverantörens servrar.

E-postleverantörer debiterar vanligtvis användare baserat på antalet e-postadresser och dess låga tröskel gör den idealisk för små och medelstora företag.

I Kina använder företag vanligtvis e-posttjänster för företag som tillhandahålls av Alibaba, Tencent eller NetEase. Utanför Kina är Google Workspace och Office 365 vanliga e-postleverantörer.

Fördelar med Custom Domain Email:

  • E-posttjänst för domän anger i allmänhet en e-postadress för domän och användaren måste ingå ett avtal med tjänsteleverantören, vilket kan fungera som identitetsautentisering. I händelse av en tvist kan avsändaren inte förneka e-postanvändarens identitet.
  • E-postanvändaren och den vanliga tjänsteleverantören har också en skillnad i status, så tjänsteleverantören skulle vanligtvis inte samarbeta med användaren för att manipulera e-postdata. Domarna är därför benägna att anta äktheten av e-postmeddelandena på dess servrar.

Nackdelar med Custom Domain Email:

  • När en användare slutar förnya e-posttjänsten kan tjänsteleverantören stänga av domänens e-posttjänst och e-postmeddelanden som sparats på dess servrar kommer att raderas.
  • När en anställd slutar kan hans eller hennes e-postadress raderas, vilket resulterar i att hans eller hennes e-postmeddelanden försvinner.

III. Eget byggt e-postsystem

För stora företag med hundratusentals anställda kommer det att innebära en tung ekonomisk börda för dem om de fortfarande använder e-post från tredje part. Därför kommer sådana företag i allmänhet att använda sina egna servrar för att bygga e-postsystem. Med andra ord kommer företag att tillhandahålla e-posttjänster åt sig själva.

Fördelar med självbyggt e-postsystem:

  • När antalet anställda når en viss nivå kan egenbyggda e-postsystem spara stora summor pengar för företag.
  • Företag har serveradministrativa rättigheter för sina egenbyggda e-postsystem och behöver inte oroa sig för läckor från tredje part.

Nackdelar med självbyggt e-postsystem:

  • De flesta företag har inte samma informationssäkerhetskapacitet som stora e-postleverantörer, därför är deras e-postservrar troligen ett mål för hackare, vilket resulterar i manipulering eller radering av e-postdata.
  • Tillgång till e-postservrarna är vid rodret för företagen själva, så domarna skulle misstänka att e-postdata som sparats på servrarna är sårbara för manipulering.

Sammanfattningsvis, om du sannolikt kommer att vara indragen i stämningar i Kina, bör du vara medveten om följande punkter när du använder e-posttjänster.

  • Försök att använda Custom Domain Email-tjänsten som tillhandahålls av stora tjänsteleverantörer.
  • Behåll det ursprungliga domännamnet när du ändrar e-postdomännamnet.
  • Behåll den avgående personalens e-postadress under en viss tid tills de transaktioner som han eller hon hanterar är avslutade och ingen ytterligare tvist kommer att uppstå.
  • Bevara elektroniska bevis innan du raderar viktiga e-postadresser eller e-postmeddelanden.
  • Försök att behålla e-postmeddelanden på servrarna.
  • När motparten använder ett gratis personligt e-postmeddelande, rekommenderas det att be den att bevisa sin identitet i e-postmeddelanden.

 

* * *

Behöver du stöd vid gränshandel och inkasso?

CJO Globals team kan förse dig med Kina-relaterade gränsöverskridande handelsriskhantering och inkassotjänster, inklusive: 
(1) Lösning av handelstvister
(2) Kräva in skuld
(3) Domar och prissamling
(4) Anti-förfalskning och IP-skydd
(5) Företagsverifiering och due diligence
(6) Utformning och granskning av handelsavtal

Om du behöver våra tjänster, eller om du vill dela din historia, kan du kontakta vår kundansvarige Susan Li (susan.li@yuanddu.com).

Om du vill veta mer om CJO Global, vänligen klicka här.

Om du vill veta mer om CJO Globals tjänster, vänligen klicka här.

Om du vill läsa fler CJO Global-inlägg, vänligen klicka här.

 

 

Foto: Luca Bravo on Unsplash

Medverkande: Meng Yu 余 萌

Spara som PDF

Du kanske också gillar