Förutom inlagor och bevis måste utländska företag vid kinesiska domstolar slutföra en rad formaliteter, som ibland kan vara lite besvärliga. Därför är det nödvändigt att spara tillräckligt med tid för att bli redo.
I. Ämnesbevis: 'vem är jag' och 'vem som representerar mig'
För att delta i Kinas civila tvister ingår de certifikat för ämneskvalificering som utländska företag behöver lämna in:
1. företagslicens eller certifikatdokumentet om god status utfärdat av företagsregistreringsmyndigheten,
2. handlingar som intygar statusen för den juridiska ombudet eller den auktoriserade ombudet (t.ex. bolagets stadgar, styrelsens beslut, etc.);
3. handlingar som intygar identiteten (”identitetsintyg”) för den juridiska ombudet eller den auktoriserade ombudet, inklusive hans / hennes namn och befattning,
4. pass eller andra identitetshandlingar från den juridiska ombudet eller den auktoriserade ombudet.
Ovanstående dokument avser huvudsakligen 'juridisk ombud' (法定 代表人) och 'auktoriserad ombud' (授权 代表人), så det är nödvändigt att klargöra dessa två begrepp. Kinesiska företag eller utländska företag behöver alla en fysisk person, på företagets vägnar, för att underteckna rättstvisterna och delta i tvister. Varje kinesiskt företag har en registrerad "juridisk ombud", som har rätt att företräda företaget för att delta i tvister utan behov av ytterligare tillstånd.
Om ett utländskt företag har en juridisk ombud kan han eller hon också delta i tvisterna på företagets vägnar. För att bekräfta sin status behöver det utländska företaget i allmänhet lämna in sina stadgar eller andra liknande handlingar. När det gäller det utländska företaget utan en juridisk ombud krävs det att specifikt bemyndiga en 'auktoriserad ombud' att delta i stämningen. I detta avseende måste det utländska företaget lägga fram en besläktad styrelsebeslut som fattas i enlighet med dess stadgar.
Det är anmärkningsvärt att kinesiska domstolar också kräver ett "identitetsintyg" från den juridiska ombudet eller den auktoriserade ombudet. Detta certifikat innehåller vanligtvis endast en enda mening, till exempel "En viss person innehar en viss position i företaget, han / hon är också den juridiska ombudet / det företrädare för företaget". Detta kan verka överflödigt; sådana enkla, repetitiva dokument får dock inte utelämnas.
Ovanstående material bör undertecknas av styrelseledamöterna eller företagets sekreterare etc., i enlighet med den utländska lokala lagstiftningen och företagets stadgar. Det bör noteras att Kina betonar stor betydelse för sälarna. Därför rekommenderas att utländska företag anbringar sin försegling på alla dokument, även om dessa förseglingar bara är dekorativa och inte rättsligt effektiva i sitt eget land.
II. Fullmakt: 'vem är min advokat'
För att delta i tvister vid kinesiska domstolar behöver utländska företag ofta mandat till kinesiska advokater, och därför måste de lämna fullmakten till domstolarna. Fullmakten ska undertecknas av den juridiska ombudet eller den auktoriserade representanten som beskrivs ovan och helst stämplas med företagsförseglingen.
Om företaget inte har mandat till en advokat måste den juridiska ombudet eller den auktoriserade ombudet delta personligen i tvisterna.
III. Notarisering och autentisering: 'Mina instrument är giltiga'
1. Vad är notisering och autentisering
De flesta av ämneskvalificeringsdokumenten och tillståndsförfarandena för utländska företag bildas utanför Kinas territorium. För att bekräfta äktheten hos dessa material kräver kinesiska lagar att innehållet och bildningsprocessen för materialet ska vara auktoriserat av en lokal utländsk notarie (steget med "notisering") och sedan autentiseras av den kinesiska ambassaden eller konsulatet i det landet för att intyga att notarius signatur eller försegling är sant (steget "autentisering"). Först då kan materialen bli effektiva.
I praktiken är stegen för notisering och autentisering vanligtvis enligt nedan:
(1) ”notisering” av en lokal utländsk notarie;
(2) intyg från utländska regeringsmän om att notarius identitet och signatur är äkta;
(3) ”autentisering” av den kinesiska ambassaden eller konsulatet i det landet att utländska regeringsofficers identitet och signatur är äkta. Den bifogade bilden ovan är ett exempel på den kinesiska ambassaden och konsulatets autentiseringsdokument. Den intygar bara att ”Både förseglingen från USA: s avdelning för staten och signaturen för den assisterande autentiseringsansvarige CHANA TURNER i de föregående dokumenten är giltiga”; och den myndighet som utfärdat instrumenten bör vara ansvarig för deras innehåll.
Om Kina har ingått ett avtal med ett visst land, bör certifieringsprocessen genomföras i enlighet med fördraget.
2. Innehållet i notiseringen
Som introducerats tidigare är "autentisering" bara för att intyga att notarius signatur eller försegling är sant, medan "notarization" är nyckeln till att intyga dokumentens äkthet. Enligt vår erfarenhet måste det notariserade brevet åtminstone innehålla följande innehåll.
(1) Företagslicensen eller intyget om god status: (a) tid och plats för kopiorna; och (b) kopiorna överensstämmer med originalet;
(2) Företagets stadgar: (a) tid och plats för kopiorna; och (b) kopiorna överensstämmer med originalet;
(3) Styrelsens resolution: (a) tid och plats för beslutet; och (b) signaturen och förseglingen utförs under notariens vittne, vilka är äkta och effektiva;
(4) ”Identitetsintyget”: (a) tid och plats för att underteckna certifikatet; och (b) signaturen och förseglingen utförs under notariens vittne, vilka är äkta och effektiva;
(5) Passet eller andra identitetshandlingar: handlingarna är giltiga och effektiva. och
(6) Fullmakten: (a) tid och plats för att underteckna fullmakten; och (b) signaturen och förseglingen utförs under notariens vittne, vilka är äkta och effektiva.
IV. Översättning
Allt material på främmande språk som lämnas in till kinesiska domstolar bör åtföljas av kinesisk översättning (förutom de fall som domstolen prövar Kinas internationella handelsdomstol av Högsta folkdomstolen). I praktiken kräver vissa kinesiska domstolar till och med att översättningen tillhandahålls av de utsedda översättningsbyråerna.
Foto av Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) på Unsplash
Medverkande: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
